¿Qué es un ERP?

¡Hola! Hoy te vamos a hablar sobre los sistemas ERP. Habrás oído hablar mil veces sobre ellos y te habrás preguntado en múltiples ocasiones que es un ERP. Si aún no lo conoces y eres un autónomo, PYME, o simplemente estás buscando información al respecto… ¡Estás en el sitio correcto!

¿Qué es un ERP y para qué sirve?

¿Qué significa ERP? Es posible que no conozcas el significado de estas siglas. Provienen del inglés, concretamente hacen referencia a Enterprise Resource Planning o Planificación de recursos empresariales.

¿Te has quedado igual que estabas verdad? ¡No te preocupes! Ahora mismo te lo explicamos. Un ERP es un conjunto de sistemas de información que permiten la integración de múltiples operaciones en una empresa, desde producción a distribución o recursos humanos, pasando por logística, inventario, envíos, contabilidad…

¿Te lo resumimos aún más? Vamos a ello. Se trata de un programa informático que centraliza todas las funciones necesarias para la gestión de una empresa. ¿Suena bien verdad?

Principales objetivos de un sistema ERP

Integración de los diversos departamentos mediante módulos: Uno de los principales objetivos de estos sistemas es integrar los múltiples departamentos que constituyen una empresa. Hace algunos años, se usaba un software específico para cada departamento. Generalmente los sistemas ERP se componen de diferentes módulos, correspondientes a cada uno de los departamentos.

Registro y organización de datos: Los sistemas de planificación de recursos empresariales han sido diseñados para registrar y organizar datos. Gracias al enfoque integral de la planificación de recursos de una organización, se estandarizan y automatizan muchos procesos del negocio, mejorando así la eficiencia en las operaciones.

Operaciones en tiempo real: En estos sistemas se trabaja en una única base de datos centralizada donde se gestionará la información en tiempo real de forma eficiente.

Sistema centralizado: Al tratarse de un sistema centralizado, permite a las organizaciones introducir los datos sólo una vez.

Cómo habrás podido observar, si agrupamos los anteriores puntos podemos decir que un software ERP tiene como objetivo principal ayudar a las empresas en las tareas administrativas y en la toma de decisiones, automatizando una gran parte de sus procesos.

Principales características de un ERP

A continuación, listamos algunas de las características más habituales en la mayoría de los sistemas ERP:

• Administración de la cadena de suministro: Podemos trackear de una manera sencilla el proceso completo del suministro. Desde la fabricación hasta el soporte, pasando por la distribución.
• Análisis de información: Gracias a que toda la información se encuentra presente en una única base de datos, se facilita su gestión e interpretación.
• Automatización: Los sistemas ERP ahorran tiempos y costes automatizando múltiples tareas.
• Contabilidad: Dispone de módulos específicos para la gestión de finanzas y facturación. Generalmente se compagina con compras y ventas.
• CRM (Customer Relationship Management) O gestión de la relación con el cliente: Nos permitirá gestionar la interacción de nuestra empresa con nuestro cliente. Un sistema fundamental para emprendedores, autónomos, pequeñas y medianas empresas. Te dejamos un enlace a un artículo de nuestro blog donde te hablamos del mejor crm gratis.
• Informes: Gracias a los informes podremos interpretar los datos del ERP con gran facilidad.
• Compras y ventas: Podemos gestionar los gastos e ingresos desde un único lugar.
• Gestión de proyectos: Gracias al seguimiento podemos gestionar nuestros proyectos desde un único lugar.
• Gestión de stock/inventario: Podemos organizar el inventario, precio, almacén, pedidos… Existen ERP compatibles con plataformas de Ecommerce (Comercio electrónico) como Shopify.
• Integración: Permite integrar los diferentes departamentos de la empresa y centralizar los datos de la misma.
• Operaciones en tiempo real: Podemos identificar problemas de forma rápida y, por consiguiente, resolverlos en un tiempo menor.
• Pagos online: Algunos sistemas ERP admiten opciones de pago online integrando sistemas y aplicaciones como Paypal o Stripe.
• Personalización: Son personalizables y modulables a cada empresa.
• Recursos humanos (RRHH): Gestión de nóminas, contratos, información de nuestros trabajadores…

¿Qué tipos de ERP existen? Niveles de ERP’s

Los ERP o sistemas de planificación de recursos empresariales se clasifican en niveles, según el tamaño y la complejidad de las empresas u organizaciones en las que se implantan. A continuación, listamos los niveles más frecuentes:

ERP’s de Nivel 1 (Tier 1)

No gubernamentales: Generalmente se implantan en grandes empresas globales u organizaciones internacionales. Durante muchos años, Oracle y SAP se han considerado Nivel 1. Actualmente Microsoft e Infor son competidores más recientes también de Nivel 1.

ERP Gubernamentales: Se implantan en las administraciones públicas.

ERP’s de Nivel 2 (Tier 2)

No gubernamentales: Son sistemas que se implantan en grandes empresas que, en muchas ocasiones operan en múltiples países, aunque carecen de alcance global. Pueden ser entidades independientes o unidades de negocio de empresas internacionales.

Gubernamentales: Generalmente se tratan de administraciones autonómicas y locales. Ejemplo: Tyler Technologies y UNIT 4.

ERP’s de Nivel 3 (Tier 3)

Estos ERP se implantan generalmente en empresas medianas. Pueden disponer de múltiples idiomas y divisas para gestiones internacionales puntuales.

ERP’s de Nivel 4 (Tier 4)

Estos sistemas se orientan principalmente a PYMES. Los ERP diseñados para microempresas que se centran en la contabilidad no se considerarían ERP.

Otras clasificaciones:

Clasificación por tipo de instalación: Hasta hace unos años lo normal era instalar este software en equipos locales. En la actualidad, estas instalaciones se realizan cada vez más en la nube. Una gran parte de los proveedores ofrecen esta solución. Una de las principales ventajas es la mejora en la disponibilidad y sobre todo el aumento en la seguridad, adoptando la normativa más reciente. Existen los siguientes tipos: ERP en la nube, ERP on-premise (En su propio centro de datos), o ERP híbrido, también conocido como ERP de dos capas.

Clasificación por código abierto o privado: Existen de código abierto o privados.

Beneficios de un ERP

1. Elimina duplicados: En una empresa es bastante común que, por error, o porque el propio procedimiento lo requiera, se introduzcan datos por duplicado. Los sistemas ERP, que comparten una única base de datos, ahorran la pérdida de tiempo que supone y la generación de incoherencias, introduciendo mucha información una sola vez.
2. Mayor control en la cadena de valor: La compañía logrará una mayor integración entre todos los elementos presentes en la cadena de valor.
3. Facilita la comunicación interna: Gracias al almacenamiento centralizado de los datos, la información es accesible fácilmente por todos los departamentos de la empresa.
4. Modulable a la empresa: Al ser un sistema gestionado por módulos, es fácilmente adaptable a las necesidades de la empresa. En ocasiones, estos sistemas requieren cambios en los procedimientos de las empresas, generalmente para mejorarlos.
5. Es altamente escalable: De la misma forma que el punto anterior, gracias a los módulos un sistema ERP es escalable a medida que la empresa.
6. Automatización de tareas: En muchas ocasiones se dedica mucho tiempo en las empresas a tareas repetitivas. Gracias a los ERP es posible automatizar muchas de estas tareas y aumentar así la productividad de tus trabajadores.
7. Visión global: En el ERP están todos los datos de la empresa lo que nos permite obtener una visión global que nos permitirá adoptar soluciones integrales en nuestra empresa. Por si esto fuera poco, muchos ERP disponen de indicadores gráficos muy visuales.
8. Aumento de la productividad y la eficiencia: Sin duda alguna, una de las ventajas principales. El incremento en la inteligencia de la organización y el aprovechamiento de los recursos (tanto técnicos cómo humanos) se transforma en un gran ahorro de costes y aumento de los beneficios. Gracias a la minimización de los costes aumenta el margen para la realización de interesantes inversiones que aporten valor a la compañía.
9. TI más simple: Gracias a las aplicaciones ERP integradas que comparten una base de datos se simplifica la TI y se ofrece a los trabajadores una forma más sencilla de trabajar.

¿Tiene alguna desventaja el uso de un software ERP?

Generalmente el inconveniente más frecuente es el coste de este software. El motivo principal es la personalización del mismo. Es necesario encontrar un ERP que reúna las características que tu empresa necesita, pese a ello, en muchas ocasiones es necesario personalizarlo. Cuanto mayor sea la personalización, mayor será el coste. Además de este coste, podríamos tener que sumarle el coste de contratar a un consultor que nos asesorara sobre la implantación de este tipo de sistemas.

Otra de las desventajas del software ERP es la implementación de los mismos. Son sistemas que una vez implantados son todo ventajas, pero que dan más de un quebradero de cabeza a los informáticos de tu organización. Una de las soluciones a esta desventaja sería la contratación de un sistema ERP en la nube.

¿Cuál es la diferencia entre ERP y SAP?

SAP es uno de los mayores proveedores de software ERP en el mundo. Podríamos decir que ERP es el software y SAP una de las empresas que ofrece este tipo de soluciones.

¿Cuál es la diferencia entre ERP y CRM?

Podemos decir que, a grandes rasgos, un sistema CRM impulsa las ventas y mejora las comunicaciones con nuestros clientes, mientras que un ERP nos ayuda a optimizar los procesos reduciendo así los costes generales.

¿Cuál es el mejor ERP del mercado?

Es casi imposible responder a esta pregunta. Si bien es cierto que existen muchos sistemas ERP en el mercado, son muy distintos entre ellos. No sólo es importante incluir un software ERP en tu empresa sino elegir bien el software que implantas. Como ya hemos dicho con anterioridad, es importante contratar a un consultor que te asesore en la elección de un software de planificación de recursos empresariales.

Si no dispones del dinero para contratar a un consultor y estás decidido a contratarlo por ti mismo, es importante que definas un plan y unos objetivos. En base a estos dos puntos anteriores, podrás entender qué software ERP se adapta más a tus necesidades. Por último, frente a las opciones que tengas sobre la mesa, busca y compara opiniones. Está en tus manos elegir el software que hará que tu empresa crezca y evolucione sin precedentes.

Algunas preguntas que te ayudarán a conocer si necesitas un sistema ERP

• ¿Inviertes mucho tiempo en actividades diarias?
• ¿Tienes muchas preguntas de negocio sin una respuesta clara?
• ¿Existen procesos que no están “bajo control”?
• ¿Existen procesos tediosos y manuales con múltiples conjuntos de datos?
• ¿Te encuentras en un mercado rápidamente cambiante y sientes que estás perdiendo oportunidades?

Si has respondido que sí a una o varias preguntas, sin duda debes comenzar a plantearte el usar un sistema ERP en tu compañía.

Fases de la instalación de un Software ERP

La instalación de un sistema ERP en tu compañía puede ser un elemento diferenciador en el desarrollo de la misma. Con el objetivo de evitar errores en la implantación del mismo, a continuación, te facilitamos 4 consejos que podrían ayudarte:

1. Planificación: Es importante concretar que procesos se necesitan gestionar y cómo realizarlo.
2. Organización del proceso: Es importante organizar correctamente el procedimiento de selección del sistema ERP que se adapte a nuestra compañía así cómo el procedimiento para implantarlo.
3. Migración de datos: En un sistema ERP, los datos lo son todo. Es necesario que la migración desde los sistemas actuales al ERP sea completa y no se produzcan errores que afecten a la consistencia de la información.
4. Configuración global: Tras realizar las comprobaciones pertinentes, la instalación deberá contar con un correcto soporte, mantenimiento y formación. Resulta de vital importancia que los trabajadores conozcan en profundidad el sistema. Una buena formación hará que puedan familiarizarse con la solución ERP implantada.

Para los más curiosos… La historia de los ERP

En el año 1990, Gartner creo el concepto ERP. Él mismo lo usaba para definir la evolución de la planificación de necesidades materiales (MRP) y la planificación de recursos de fabricación (MRP II).

Con el paso de los años, los sistemas de planificación de recursos empresariales evolucionaron de forma veloz. El efecto 2000 hizo que muchas empresas consideraran que era un momento idóneo para trabajar en la mejora de sus sistemas invirtiendo así en sistemas de planificación de recursos empresariales y sustituir así sistemas antiguos presentes en estas empresas.

Vídeo explicativo sobre el funcionamiento de un ERP